Uuden yrityksen it ja it-tukisopimus

Uuden yrityksen it ja it-tuki

Oletko perustamssa yritystä tai juuri perustanut uuden yrityksen? Tässä kirjoituksessa käymme läpi mitä uuden yrittäjän tulisi mielestäni huomioida käytettävistä laitteista, järjestelmistä ja it-tuesta.

Yrityksen it-tuki

Kaikkea ei tarvitse osata itse. Taloushallinnon asioissa tyypillisesti tilitoimisto hoitaa kirjanpitoon ja tilinpäätöksiin liittyvät asiat, vaikka ainakin teoriassa yrittäjä voisi hoitaa kirjanpidon velvollisuudet myös itsenäisesti. Samoin tietohallinnon osalta kumppanoituminen kannattaa. Tässä kirjoituksessa olemme avannut millaisia vaihtoehtoja yrityksellä tyypillisesti on.

Laitteet rahoitettuna vai omaksi?

IT-laitteisiin ja järjestelmiin saa menemään rahaa mielin määrin. Itse suosittelisin aloittavaa yrittäjää ostamaan tarvittavan laitteiston rahoitettuna. Alkuvaiheessa täytyy maksaa erilaisia yrityksen perustamiskustannuksia ja rahaa kassaan tulee vasta, kun asiakastyöt aloitetaan. Yrityksen kassan kannalta kannattaa siis miettiä maksaako koko laitteistosta (läppäri, näytöt, telakka ym.) esimerkiksi 2000€ heti kertamaksuna, jos vaihtoehtona voi ottaa koko paketin 50-60€/kk rahoituksella. Meidän kokemuksien mukaan myös ihan uusi yritys saa rahoituksen kumppaneiltamme, kunhan rahoitettava summa pysyy maltillisena.

Onko laitteet henkilö­kohtaiseen- vai yritys­käyttöön

Yrityksille tarkoitettu laitteisto eroaa hieman yksityisille tarkoitetusta laitteistosta. Windows laitteista yritysläppäreiden ja kotikäyttöön tarkoitettujen läppäreiden eroista voit lukea tästä.

Erilaisten järjestelmien hankinnassa kannattaa myös miettiä mitä järjestelmiä yritys tarvitsee. Nykyään selaimen kautta toimivat Saas-palvelut ovat usein turvallisia hankkia, sillä näissä ohjelmistoissa yrittäjän ei itsensä tarvitse huolehtia esimerkiksi järjestelmän tietoturvasta tai päivityksistä. Myös Saas-järjestelmän osalta on kuitenkin syytä kiinnittää muutamaan asiaan huomiota. Esimerkiksi yrityksessä käsittelemäsi tiedot todennäköisesti täytyy lainsäädännön mukaan säilyttää EU:n sisällä, sinulla tulee olla tieto mitä kaikkia tietoja asiakkaistasi kyseisessä järjestelmässä säilytetään, sekä perusteet miksi asiakkaan tietoja säilytetään siellä. Yrittäjänä olet vastuussa asiasta. Suosittelemme pitämään hankittavien järjestelmien lukumäärän mahdollisimman vähäisenä.

Yrittäjän vastuu yrityksen tiedoista

Yrittäjänä vastaat myös kerättyjen tietojen turvallisuudesta (eli tietoturvasta). Mikäli tallennat tietoja asiakkaista vaikkapa omalle läppärillesi, mikäli laitteesi varastetaan, varas onkin mahdollisesti vienyt asiakkaidesi tietoja. Tästä syystä laitteen sisältö on syytä salata, käyttäen esimerkiksi Windowsin Bitlockeria tai Applen FileVaultia. Salattuja tietoja varas ei saa käyttöönsä.

Vastuu tietoturvallisuudesta tarkoittaa vastuuta myös tietoturvallisuutta esimerkiksi käytetyssä sähköpostijärjestelmässä tai muissa käyttöön valituissa Saas-palveluissa. Suosittelen ehdottomasti käyttämään kaksivaiheista tunnistautumista jokaisessa palvelussa, jonka yritys ottaa käyttöönsä.

Huolehdi ainakin näistä:

1. Päätelaitteiden tietoturva: Antivirusohjelmisto, palomuuri ja laitteen salaus tulee olla päällä.
2. Ohjelmistojen päivitykset: Huolehdi että käyttöjärjestelmän, käytettyjen selainten ja muiden ohjelmistojen päivitykset hoidetaan mahdollisimman nopeasti kun laite tarjoaa niitä.
3. Ole varovainen huijausten ja petosten kanssa. Sinulta todennäköisesti pyritään huijaamaan käyttäjätunnuksia ja salasanoja. Tuoreen yrityksesi luottamusta voidaan käyttää hyväksi jo sen alkuvaiheessa. Varo myös tilaus-ansoja, joissa myyjät pyrkivät myymään sinulle tarpeettomia palveluita. Yrittäjällä ei ole kuluttajasuojan mukaisia peruutusoikeuksia.
4. Tee omat pelisäännöt selväksi ja kirjoita ne ylös. Missä yrityksen tietoja säilytetään, miksi ja kuinka pitkään.
5. Jos olet epävarma, kysy asiasta it-tuesta tai it-kumppaniltasi.

.

Kirjoittaja: