IT-ulkoistus – Säästä rahaa, aikaa ja vähennä riskiä

IT-ulkoistus – Säästä rahaa, aikaa ja vähennä riskiä 

Yrityksesi IT-palveluiden osto ulkopuolelta on tänä päivänä vähän sama asia, kuin taloushallinnon ulkoistaminen tilitoimistolle. Se myös on tärkeä bisneksen osa, jonka voisit hoitaa itse, kuitenkin tilitoimistot tekevät sen edullisemmin, paremmin, tehokkaammin ja laadukkaammin. 

Täysin sama pätee yrityksen IT-ulkoistukseen. Kun yrityksen IT-ulkoistus tehdään oikein, säästää yrityksesi rahaa, aikaa, tuotantokatkokset vähenevät ja tietoturva paranee. Tässä blogissa opit mitä hyötyä yrityksen IT-ulkoistuksesta on ja miten IT-ulkoistus kannattaa tehdä.

Jalo IT:n ulkoistuspalvelut

Yrityksen modernit peruspalvelut yhdessä, Jalo IT:n asiantuntijoiden suunnitelmassa kokonaisuudessa. Terävä Premium – Pk-yrityksen valmis ICT – Lue lisää!

Internetliittymien ja toimistoverkkojen hallinta – Lue lisää!

Tiimi Jalo IT:n ICT ammattilaisia käytettävissäsi, maksat vain palvelusta jota käytät. – Lue lisää!

Pilvipalvelujen hallinta – https://jaloit.fi/pilvipalvelut/ 

Yrityksen IT-ulkoistus vähentää ja lyhentää tuotantokatkoksia

Kun työntekijän tietokone hajoaa, alkaa yleensä paniikin omainen uuden koneen hankita. Kaikki hommat ovat seis ja uusi kone tarvitaan, jotta työntekijä pääsee takaisin tuottavaan työhön. 

Kun yrityksen IT-ulkoistus ja etävalvonta on toteutettu oikein, näkee IT-ulkoistuskumppanisi usein jo etukäteen, että tietokoneesi on elinkaarensa loppusuoralla. Kun IT-kumppanisi etävalvonnassa on hyödynnetty tehokasta automaatiota, saa IT-kumppanisi automaattisesti hälytykset, kun joku osa tietokoneestasi vetelee viimeisiään. 

Näin IT-kumppanisi pystyy ilmoittamaan sinulle jo hyvissä ajoin etukäteen, että nyt on aika hankkia uusi kone, jotta vältyt tuotantokatkoksilta.

Joskus koneesi saattaa mennä solmuun haittaohjelmien tai muiden ohjelmisto-ongelmien takia. Tällaisissa tilanteissa sinulla menee usein aivan liikaa tehokasta työaikaa oman tietokoneesi kanssa tappelemiseen. 

Usein ammattilainen ratkaisisi ongelmasi muutamassa minuutissa, kun sinulla menisi ongelman ratkaisemiseen useita tunteja. 

Kun olet valinnut sinulle sopivan IT-kumppanin, tuotantokatkokset vähenevät ja lyhenevät, ja sinä pystyt keskittymään siihen, missä sinä olet hyvä ja mistä sinulle maksetaan. 

Yrityksen IT-ulkoistus pienentää tietoturvariskiä

Onko kaikkien työntekijöiden koneissa viruksentorjuntaohjelmisto päällä? 

Onko palomuuri kunnossa? 

Onko kaikkien työntekijöiden selain ajan tasalla? 

Onko jokin muu ohjelmisto tietoturvan osalta huonolla tolalla? 

Näihin kysymyksiin on usein lähes mahdotonta vastata.

Yrityksen suurin tietoturva riski ovat usein sen työntekijät. Ei sen takia, että he haluaisivat aiheuttaa ongelmia, vaan sen takia, että he eivät ole välttämättä itsekkään tietoisia jatkuvasti muuttuvista tietoturvariskeistä, oman koneensa kunnosta ja tietoturvasta. 

Kun yrityksesi IT-ulkoistus on tehty järkevästi, näkee IT-kumppanisi automaattiset hälytykset esimerkiksi siitä, jos jollakin työntekijällä viruksentorjunta ei ole päällä, tai käytetyt ohjelmistot eivät ole päivittyneet. Näin IT-palvelujesi tarjoaja pystyy huomaamaan välittömästi, jos koneessasi on tietoturvariskejä. 

Tietoturva riskit pystytään useimmissa tapauksissa korjaamaan etänä, sillä edellytyksellä, että IT-kumppanillasi on käytössä modernit etähallintaohjelmistot. 

Yrityksen IT-ulkoistus säästää rahaa

Aika on rahaa ja oikein toteutettu IT-ulkoistus säästää rahaa. Kun IT-kumppanisi varmistaa, että tietokoneesi, muut IT-laitteesi ja ohjelmistot ovat aina hyvässä kunnossa ja ajan tasalla, sinulla menee vähemmän aikaa IT:n säätämiseen ja tuotantokatkoihin.

Mistä yrityksen IT-ulkoisuksen hinta muodostuu?

IT-ulkoistuksen hinta saattaa vaihdella hyvinkin paljon. Hintaan vaikuttavat ainakin seuraavat asiat. 

• Kuinka monta työntekijää yrityksessäsi on? 
• Mitä IT-laitteita liitetään etähallintaohjelmistoihin 
• läppärit, puhelimet, tulostimet, tietoliikenne laitteet (reitittimet, WLAN-lähettimet jne.) 
• Mitä palveluja IT-ulkoistuksella halutaan hallita 

• Tietoturva ja virustorjunta 
• Yleiset ohjelmistopäivitykset 

• Laitehallinta – Laitteiden kunnon valvonta, korjaus ja hankinta 
• Toimiston tietoliikenneverkon toiminnan valvonta, vikatilanteiden tunnistaminen ja korjaus. 
• Palvelimet (serverit) 
• Pilvipalvelut 

Yllä vain muutamia esimerkkejä, mitä IT-ulkoistus voi sisältää. Tärkeintä on, että yrityksesi pystyy toimimaan tehokkaasti niin, että IT-ongelmat eivät syö työntekijöiden aikaa tuottavammasta tekemisestä. 

Ulkoistettavien IT-palvelujen lisäksi yksi suurimmista vaikuttajista IT-ulkoistuksen kustannuksiin on sopimusmalli. Kaikki sopimusmallit eivät sovi kaikille ja jotkut sopimusmallit sopivat paremmin toisille.

Yrityksen IT-ulkoistuksen sopimusmallit

Vaihtoehto 1: 0 €/kk sopimukset, joissa maksat asiantuntijapalvelujen käyttämisestä ainoastaan silloin, kun käytät niitä

Tässä mallissa et maksa mistään turhasta. Et maksa mitään siitä, että IT-laitteittesi ja ohjelmistojen etähallinta ja etähälytykset ovat käytössä. Niinä kuukausina, kun et tarvitse IT-asiantuntijapalveluja, et maksa mitään. Eli toisin sanoen sinulle menee rahaa vain niinä kuukausina, kun oikeasti tarvitse apua. 

Tämä malli on ylivoimaisesti paras pienemmille yrityksille, joissa IT-tuen tarve ei ole jatkuva, mutta tilanteen vaatiessa saat apua helposti ja nopeasti. 

Kun laitteessasi ilmenee ongelmia ja IT-ulkoistuskumppanisi saa siitä hälytyksen, he ottavan sinuun yhteyttä ja kysyvät, haluatko korjata itse vai haluatko että IT-palvelun tarjoaja korjaa ongelman puolestasi ja sinä saat keskittyä omiin hommiisi. Tässä mallissa sinulle ei tule mitään ylimääräisiä kustannuksia ja käytät ulkoistetun IT-palveluntarjoajan asiantuntijapalveluita vain ja ainoastaan silloin, kun se on sinulle paras vaihtoehto.

Pitkällä aikavälillä tämä malli on sinulle kaikkein kustannustehokkain. Kuukausittaiset kustannukset vaihtelevat hieman, riippuen IT-tuen tarpeesta, mutta et missään vaiheessa maksa mistään turhasta.

Vaihtoehto 2: Kiinteä kuukausi hinta, jonka lisäksi maksat käyttämistäsi asiantuntijapalveluista

Tämä malli on käytännössä saman tyyppinen, kuin 0 €/kk sopimukset. Erona on kuitenkin jatkuva perusmaksu, joka maksetaan joka kuukausi vain siksi että sopimus on olemassa, tai sillä katetaan palveluntarjoajan tarvitsemia ohjelmistoja. Tämä perusmaksu voi olla järkevää IT:n ulkoistuskumppanin näkökulmasta, mutta sinun näkökulmastasi voi olla vaikeaa perustella kiinteää kuukausittaista perusmaksua, jos vaihtoehtona on 0 €/kk samantasoisesta tai jopa paremmasta palvelusta.

Jalo IT:n sopimuksissa ei ole kiinteää perushintaa.

Vaihtoehto 3: Korkeampi kiinteä kuukausihinta, joka sisältää etävalvonnan ja sekä sovitun osan asiantuntijapalveluista

Myös me Jalo IT:llä teemme kiinteähintaisia tukisopimuksia. Etuna tässä mallissa on kustannusten ennustettavuus. Jokainen kuitenkin ymmärtää, että tällaisten pakettien hinnoittelussa palvelun tarjoajan on otettava huomioon potentiaaliset riskit ajan käytön suhteen. 

Esimerkki. IT-palvelun tarjoaja arvioi, että asiantuntijapalvelun tarve on 5 tuntia kuukaudessa. Jos aikaa kuitenkin menee enemmän, nousee IT-palveluntarjoajan kustannukset. Jos tällaisia kuukausia tulee liikaa, IT-palveluntarjoajan kannattavuus todennäköisesti heikentyy. Tästä syystä tällaisissa hinnoittelumalleissa lisätään arvioidun työmäärän päälle aina ”riskilisä”, jolla varmistetaan, että vaikka joinakin kuukausina tunnit menevät yli, asiakkuus on silti taloudellisesti kannattava.

Tämä palvelumalli sopii hyvin yrityksille, joilla on jatkuva tarve IT-palveluille tai tarve budjetoida kustannukset tarkasti. Mikäli moderni perus ICT infra on rakennettu hyvin, se on niin toimintavarma, että tarvetta jatkuvalle asiantuntijapalvelulle ei juurikaan ole. Erityisesti pienempien organisaatioiden kohdalla kuukausia, jolloin yritys ei tarvitse IT-asiantuntijapalveluita, on vuodessa todennäköisesti enemmän kuin kuukausia, jolloin asianpalvelua tarvitaan.

Tästä syystä sinun kannattaakin tehdä nopea katsaus historiaan. Jos et ole tarvinnut IT-asiantuntijapalveluja joka kuukausi, miksi maksaisit niistä, joka kuukausi?

Vaihtoehto 4: Edelleen korkeampi kiinteä kuukausihinta, joka sisältää myös laitteet ja laitteiden elinkaaren hallinnan

Viimeinen vaihtoehto on ostaa myös laitteet osana kokonaisuutta. Noin 70e – 80e kuukausihinnalla saat asennuspalvelut, laitteet, laitteiden tietoturvan ja rajattoman tukipalvelun käyttömahdollisuuden. Sopimukseen kuuluu että kolmen vuoden välein käytössä oleva laite vaihdetaan uuteen ja vanha kierrätetään tietoturvallisesti ja ympäristöystävällisesti.  

IT-ulkoistusten sopimusten kesto

IT-ulkoistusten palvelusopimukset voidaan jakaa kahteen pääkategoriaan. 

1. Määräaikaiset sopimukset 

Näissä sopimuksissa sitoudut yhteen kumppaniin, pahimmissa tapauksissa jopa vuosiksi. Vaikka et olisi tyytyväinen palveluun, maksat siitä kuitenkin sopimuksen loppuun saakka.  

2. Toistaiseksi voimassa olevat sopimukset (Esim. 1kk irtisanomisajalla) 

Tämä sopimus mahdollistaa sinulle palvelun lopettamisen tai palveluntarjoajan vaihtamisen, milloin vain sinusta siltä tuntuu. Tämä malli asettaa myös IT-palveluja tarjoavan yrityksen täysin eri asemaan. Nyt IT-palveluja tarjoavan ulkoistuskumppanin täyty todistaa sinulle joka kuukausi ja joka vuosi, että he ovat ansainneet sinut asiakkaana. Tämä luo positiivista painetta IT-ulkoistuksen kumppanille palvelun laadun ja asiakastyytyväisyyden suhteen. 

IT-ulkoistuksen konsultointi auttaa sinua oppimaan mitä, miksi ja miten kannattaa ulkoistaa

IT-palvelujen tarve vaihtelee yritysten välillä. Tästä syystä sama IT-ulkoistuksen malli ei välttämättä sovi kaikille yrityksille. 

Jos et ole varma yrityksesi IT-palvelujen ulkoistuksen tarpeista ja mahdollisuuksista, suosittelemme ehdottomasti juttelemaan IT-ulkoistuksen asiantuntijan kanssa. Lyhyt juttutuokio asiantuntijan kanssa auttaa sinua ymmärtämään mitä kannattaa ulkoistaa, mitä ei kannata ulkoistaa ja millaisia kustannuksia näistä toimenpiteistä syntyy. Keskustelun voit varata esimerkiksi /bookings/" target="_blank" rel="noreferrer noopener">tästä.

Et halua ulkoistaa mitään, mistä et hyödy riittävästi. Tämä aiheuttaa vain turhia kustannuksia. 

Et halua myöskään jättää ulkoistamatta mitään, mikä tuottaa sinulle selkeää lisäarvoa. 

Kun sinulla on selvänä nämä asiat, pystyt tekemään tietoon ja faktaan perustuvan päätöksen IT-ulkoistuksesta. Näin tiedät, että saat varmasti sijoituksellesi vastinetta. 

IT-Kehityksen ulkoistus

IT-laitteet, IT-ohjelmistot, virusturvaohjelmistot, palomuurit ja muut tietoturvaohjelmistot kehittyvät jatkuvasti kovaa vauhtia. Tämä on uhka ja mahdollisuus. 

Uhka: (Kehitysvelka) Samaan aikaan, kun ohjelmistot ja laitteet kehittyvät, niin kehittyvät myös hakkerit ja kaikki muut uhkakuvat. Kun tähän lisätään tekoälyn ja koneoppimisen nopea kehitys, on hakkereilla entistä parempia työkaluja rikkoa yrityksesi tietoturva ja kalastella luottamuksellisia tietoja. Tietoturva on jatkuvaa kilpajuoksua ohjelmistotalojen, laitevalmistajien ja hakkerien välillä. Kun tänään keksitään uusi tietoturvaominaisuus, todennäköisesti jo huomenna joku hakkeri on painamassa pitkää päivää päästäkseen läpi tästä uudesta tietoturvaominaisuudesta. On erityisen tärkeää, että sinulla on aina käytössä viimeisin teknologia yrityksesi tietoturvan varmistamiseksi. Mitä vanhempaa teknologiaa yrityksesi työntekijöillä on käytössä, sitä suuremmalla todennäköisyydellä myös tietoturvauhkat toteutuvat. 

Mahdollisuus: Teknologian jatkuva kehitys mahdollistaa tehokkaampien työskentelymenetelmien käyttöönoton. Tällä on suora vaikutus yrityksesi työntekijöiden tuottavuuteen. Ulkoistamalla IT:n kehityksen IT-ammattilaisille, varmistat, että yrityksesi työntekijöiden työtehokkuus ja laatu paranevat koko ajan. Tämä näkyy pidemmällä aikavälillä suoraan yrityksesi kassassa. 

Tiesitkö esimerkiksi: 

• Teams pystyy usein toimittamaan intranetin roolin Pk-yrityksessä
• Yrityksesi pystyy nykyisin kertomaan ”perus asetukset” Microsoft 365 -pilvipalvelulle. Kun otat vaikkapa uuden läppärin käyttöösi, yrityksesi asetukset ja ohjelmat putoavat laitteelle automaattisesti. Jopa selaimen kirjanmerkit ja tallennetut salasanat löytyvät välittömästi uudelta laitteeltasi.
• Yrityksesi käyttämät ohjelmistot, selaimet, ym. voidaan päivittää ja laitteiden tietoturva voidaan hoitaa automaattisesti. Kunhan asetusten automaatio on kerran rakennettu paikalleen, päivitykset tai tietoturva ei katkaise enää työntekoa jatkossa.

Yllä vain muutama esimerkki yrityksesi työntekijöiden tuottavuutta parantavista mahdollisuuksista. Näitä kehitysmahdollisuuksia on lähes loputon määrä. 

Oikein valittu IT-kumppani auttaa sinua jatkuvasti kehittämään yrityksesi työntekijöiden tuottavuutta hyödyntämällä uusinta teknologiaa ja automaatioitta. Tiedät varmasti, että yrityksesi työntekijöillä on työkalut jatkuvasti kilpailukykyisessä kunnossa. Yrityksesi kilpailuetu muodostuu monesta osa-alueesta. Yksi tärkeimmistä kilpailuedun tekijäistä on työntekijöidesi tehokkuus. Työntekijöiden työkalujen laatu on luonnollisesti tärkeä osa tehokasta työskentelyä. Haluatko tämän kilpailuedun itsellesi vai kilpailijallesi?

Kirjoittaja:

Ville Soikkola

Toimitusjohtaja

Ville on kokenut tietotyön tehostaja ja Microsoft-tuottavuustyökalujen osaaja.