Mitä yrityksen tiedostot pilvessä tarkoittaa käytännössä?

Tässä artikkelissa kerrotaan kuinka yrityksen yhteisiä tiedostoja käytetään, sen jälkeen kun ne ovat siirretty yrityksen verkkolevyltä pilveen, esimerkiksi Microsoft 365 -pilvipalveluun.

Verkkolevy vai pilvitallennus?

Suomalaiset PK-yritykset käyttävät edelleen paljon verkkolevyjä tiedostojensa tallennukseen. Perinteisesti verkkolevyt ovatkin olleet kaikista paras ja kustannustehokkain vaihtoehto yritykselle. Tiedostojen käyttö on tapahtunut tutulla tavalla Windowsin resurssienhallinnan tai Applen Finderin kautta.

Yrityksen tiedostot verkkolevyllä

Tekniseltä toteutukseltaan verkkolevyjen etäkäyttöön tarvitaan tiedostojen tallennuspaikan lisäksi vähintään salattu VPN yhteys tiedostojen tallennuspaikan ja käytettävän laitteen välille. Perinteisesti haasteita ovat mm. seuraavat:

• Kun tietoa on paljon, tiedostojen etsiminen verkkolevyltä vie lopulta paljon aikaa
• Useat käyttäjät eivät voi käyttää tiedostoja yhtäaikaisesti ja tiedostot jäävät lukituksi yksittäiselle käyttäjälle. Seuraa ns. versiointiongelmia
• Jos yhteys tiedostojen tallennuspaikkaan katkeaa, täytyy tiedosto tallentaa uudestaan eri nimellä ja yhdistellä muutoksia myöhemmin käsipelissä
• Verkkolevyt ovat hankalia suojata moderneilta tietoturvauhilta, eivätkä joidenkin arvioiden mukaan enää lainkaan sovellu esimerkiksi henkilötietojen tallentamiseen.
• Ratkaisu vaatii palvelimen ja verkkolaitteistoa toimiakseen.

Yrityksen tiedostot pilvessä

Nykyaikaisemmaksi ratkaisuksi tarjotaan tiedostojen pilvitallennusta. Lähes kaikki yritykset maksavat jo pilvitallennuksen kapasiteetistä osana sähköpostipalveluitaan, vaikka nämä palvelut eivät olisi vielä käytössä. Tyypillisesti pilvitallennuksen käyttöönotto ei siis nosta it:n kiinteitä kustannuksia, vaan päinvastoin synnyttää säästöjä. Suurimpia saavutettuja hyötyjä ovat usein esimeriksi seuraavat:

• Yhteisten tiedostojen turvallinen yhteiskäyttö ei tarvitse enää VPN yhteyttä, verkkolaitteistoa tai palvelimia
• Yhteisiä tiedostoja pystytään käyttämään yhtäaikaisesti
• Helppo hallita kenellä on pääsy mihinkin tietoihin
• Automaattinen versiohallinta ja auditointi (kuka on tehnyt mitäkin muutoksia)
• Parempi tietoturva ja uudet tuottavuuspalvelut, kuten tekoälyn hyödyntäminen
• Tiedostoja voi edelleen käyttää resurssienhallinnan kautta, kuten aikaisemminkin

Tiedostojen migraatio verkkolevyltä pilveen

Tiedostojen migraatiolla tarkoitetaan tiedostojen siirtämistä verkkolevyltä pilvipalveluun käytettäväksi. Siirto tulee suunnitella hyvin sillä yrityksen tiedostot ovat usein jopa elinehto liiketoiminnan jatkumiselle. Tässä muutamia tyypillisiä ongelmakohtia, jotka on vältettävissä hyvällä suunnitelmalla:

1. Tiedostojen määrä on suuri ja niiden siirtäminen vie paljon aikaa: Tiedostot eivät voi olla työntekijöiden käyttämättömissä siirron aikaa. Hieman datamäärästä ja verkkoyhteyden nopeudesta riippuen, edes viikonloppu ei usein riitä siihen että kaikki tiedostot on siirretty. Huomioitavaa on että ”pullonkaula” ei välttämättä ole oma verkkoyhteys, vaan nopeus jolla pilvipalvelu vastaanottaa siirrettyä dataa.
2. Kaikki tiedostot eivät kopioidu: Mikäli verkkolevylle tallennettu tiedosto on esim. jäänyt auki yksittäisen työntekijän koneelle, ei tiedostoa voi kopioida uuteen paikkaan. Suuria datamääriä siirrettäessä erilaisia virheitä tapahtuu jopa tuhansia. Mikäli siirtoa ei ole suunniteltu hyvin, on riskinä että kaikki tiedostot eivät ole kopioituneet pilvipalvelun käyttöön.
3. Henkilöstö ei tiedä muutoksesta: Henkilöstön kouluttaminen ja viestintä on teknisen onnistumisen lisäksi avain asemassa onnistuneessa tiedostojen pilvimigraatiossa.
4. Käyttöoikeuksien rajaaminen ja tiedon oikeellisuus: Käyttöoikeuksien rajaaminen on syytä joko kopioida pilveen tai suunnitella uudestaan. Kaikkien työntekijöiden ei pidä päästä käsiksi yrityksen kaikkiin tiedostoihin. Samalla kannattaa tarkistaa onko kaikki tallennettu tieto oikein ja sellaista tietoa, jota yritys liiketoiminnassaan edelleen tarvitsee. Tämä on tärkeää sekä tietoturvallisuuden, tietosuojan että uusien tekoälypalveluiden käyttämisen näkökulmasta.

Ratkaisuna ongelmiin tiedostojen siirtämiseen voidaan käyttää migraatioihin rakennettua migraatio-ohjelmistoa. Kustannukset migraatio-ohjelmistojen käytöstä ovat usein maltillisia ja hyödyt ilmeisiä: Migraatioon suunniteltu ohjelmisto pystyy esimerkiksi kopioimaan kaiken siirrettävän tiedon 1.8.2024 pilveen ensin ja vaikka suuren datamäärän kopiointi kestäisi 2 viikkoa, voidaan varsinaisessa yliheittovaiheessa siirtää enää ne tiedostot jotka ovat muuttuneet, tai jotka eivät aikaisemmin ole kopioituneet.

Yrityksen tiedostojen migraation hinta:

Hintaan vaikuttaa toki monta liikkuvaa osaa ja sitovan hinnan antaminen tuntematta lähtötilannetta on hankalaa. Budjetointiin ja hyvän valistuneen arvauksen luomiseen voimme kertoa esimerkkejä meillä toteutetuista migraatioista.

Toteutuneita migraatioiden hintoja pk-yrityksissä

1. Asiantuntijayritys. Erilaisia projektitiedostoja verkkolevyillä noin 2000gb, tallennettuna omiin kansioihin vuosien saatossa. Lisäksi mm. myyntimateriaaleja, sopimuksia, ym. tallennettuna verkkolevyille. Hinta noin 3500e.
2. Tehdasympäristö: Suurin osa tiedostoista vain toimistoporukan käytössä. Myyntimateriaalia, taloushallinnon materiaalia, sopimuksia ym. verkkolevyillä noin 400gb. Siirron hinta noin 1400e.
3. Sijoittajatalo: Noin 10 hengen porukka, verkkolevyllä laajasti materiaalia erilaisiin sijoituksiin liittyen. Siirron hinta noin 700e.

Mikäli harkitsette tiedostojen siirtämistä pilveen, autamme mielellämme. Täytä alla oleva lomake, tai soita suoraan.

Kiinnostuitko?

Lähetä meille viesti, otamme sinuun yhteyttä viimeistään seuraavana päivänä.

Yhteydenotto

Yhteydenotto

Nimi *

Yritys

Puhelin

Sähköposti

Viesti

ehdot *

Hyväksyn ehdot

Ehdot

Kunnioitamme tietojesi luottamuksellisuutta. Lomakkeen tietojen lähetys on suojattu ja annettuihin tietoihin on pääsy vain Jalo IT:n valtuuttamilla henkilöillä. Tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Tarkemman kuvauksen tietojen käsittelystä löydät sivumme äärimmäisestä alalaidasta (Tietosuojaseloste).

Captcha

If you are human, leave this field blank.

Lähetä

Kirjoittaja: