Kannattaako Office ohjelmisto ostaa kuukausi- vai kertahinnalla?

Office ohjelmiston hankinta. Niinhän se on, joitakin ohjelmistoja on yksinkertaisesti vain oltava koneella, jotta työnteko sujuu. Microsoftin Office ohjelmiston hankinta on usein ”pakollinen paha” yritykselle. Hankintatapoja on nykyisin useita: Voit hankkia Office ohjelman klassisesti pakattuna sellofaaniin, tai voit maksaa käyttöoikeudesta kuukausimaksua. Kumpi hankintatapa on yrittäjälle järkevämpi?

Office ohjelmiston hankinta vaihtoehtojen vertailu on asiakkaille nykyisin vaikeampaa kuin ennen. Suurin yksittäinen syy hankintamallien nykyiseen monimutkaisuuteen on seurausta siitä, että Office –tuoteperhe sisältää nykyisin myös yrityksen viestintävälineet. Yleistän tämän näin:

• Kuukausimaksullinen Office 365 tai Microsoft 365: Office tuoteperheen viestintävälineet, kuten työntekijöiden sähköpostilaatikot, kalenterit, Teams pikaviestintä ja etäkokoukset + Työpöytäohjelmistot.
• Kertahankintahintainen Office 2021: Vain työpöytäohjelmistot kuten Word, Excel, Powerpoint ja Outlook.

Officen työpöytäohjelmistot voi siis hankkia myös osana kuukausimaksullista Microsoft 365:ttä.

Jos vertaa Office ohjelman hankintahintaa kuukausiveloituksella hintaa tähän perinteiseen Officen pakettituotteeseen, hinta kuukausimaksullisella mallilla on parissa vuodessa perinteistä hankintatapaa kalliimpi. Huomattavaa toki on että kuukausiveloituksella mukana on myös nämä yrityksen viestintävälineet, mitä sellofaaniin pakatussa Officessa ei mukana ole.

Kumpi vaihtoehto PK-yrittäjälle on parempi?

Suurin kustannuksiin vaikuttava ero on käyttöoikeudessa: Kuukausivelotteinen malli on aina henkilökohtainen käyttöoikeus. Se tarkoittaa että käyttöoikeus maksetaan henkilökohtaisesti ja ohjelmistot ovat sitten käytössä laitteesta riippumatta. Office ohjelmistot ovat kyseisen henkilön käytettävissä vaikkapa puhelimessa, työkoneessa, iPadissa ja kotikoneessa yhdellä kuukausimaksulla. Sellofaaniin pakattu Office ohjelma on taas laitekohtainen. Eli ostamalla yhden pakettituotteen saa ostettua ohjelmistoa ajaa yhdellä laitteella, mutta käyttöoikeus ei ole rajoitettu henkilömäärän mukaisesti.

Käytännössä siis lähetyslistoja tulostavan monitoimilaitteen viereen hankittavaan tietokoneeseen, jota useat asentajat käyttävät työpäivänsä aikana kannattaa hankkia paketti-tuote. Tietotyötä tekeville henkilöille, jotka tarvitsevat Office ohjelmistojen lisäksi esim. sähköpostin työskentelyään varten, kannattaa hankkia Office kuukausimaksulla.

Kuukausihintaiseen malliin kuuluu myös korvikkeet esim. kotihakemistoille (OneDrive) ja verkkolevyille (Teams). Käytännössä hyvin usein koko yrityksen käyttämät tiedostot voidaan tallentaa Microsoftin pilveen niin, että ne ovat käytettävissä kaikilla käyttäjän laitteilla. Tämä tekee myös laitevaihdoista helpompia. Samalla voidaan varmistaa että käytetyt tiedot ovat turvallisessa paikassa, lakien ja asetusten mukaisesti.

Viimeinen, mutta ei vähäisin asia. Office ohjelman kuukausitilausta tai ostotapoja voi muuttaa, eri palveluita ja hankintatapoja kannattaakin usein yhdistellä ja optimoida. Otetaan esimerkiksi 12 henkilöä työllistävä hotelli:

1. Ylemmän johdon henkilöillä 2hlö on omat henkilökohtaiset laitteet. – Otetaan heille kuukausimaksullinen paketti, jossa on viestintävälineet + Office työpöytäasennukset mukana.
2. Hotellin työntekijät 10hlö tarvitsevat sähköpostit, otetaan heille edullinen kuukausihintainen palvelu, joka sisältää vain sähköiset viestintävälineet. Hotellin käyttämät yhteiskäyttölaatikot kuten varaukset@esimerkkihotelli kuuluvat veloituksetta mukaan.
3. Hotellin respassa on 2kpl yhteiskäyttöisiä koneita, joita työntekijät käyttävät. Näissä on kiinni tulostimet ja maksupäätteet. – Otetaan näihin laitteisiin Office ohjelmat ns. perinteisellä sellofaaniin pakatulla paketilla.

Miten kuukausiveloitus PK yritykselle muodostuu? Sen pääset lukemaan tästä.

Tutustu myös aiheeseen: Mikä on keskitetty laitehallinta?

Kirjoittaja: