Office 365 ja Microsoft 365 hinta ja sen muodostuminen

Office 365 ja Microsoft 365 hinta ja sen muodostuminen

Yrityksille ja organisaatioille usein kaikista tärkeimmät Microsoftin tuotteet ovat Windows ja Office. Suomessa dokumenttien käsittelyyn ja tiedonhallintaan Word, Excel ja Powerpoint ovat usein välttämättömyys. Ko. tuotteiden käyttöoikeudet ostetaan nykyisin hyvin usein ns. pilvipalveluna. Tässä artikkelissa käydään yksinkertaistettuna läpi mistä Office 365 ja Microsoft 365 pakettituotteiden hinta muodostuu.

Yleensä aloitan asiakkaideni kanssa siitä, että Office 365 ja Microsoft 365 -tuotteet ovat paketteja. Jokaiseen eri tuoteriviin kuuluukin käytännössä kokoelma Microsoftin ohjelmistojen käyttöoikeuksia. Toinen tärkeä asia on ymmärtää että tällä mallilla käyttöoikeudet ostetaan ohjelmistoja käyttäville henkilöille, eli laitteiden määrällä tai tyypillä ei ole enää (käytännössä) väliä.

Komponentti 1:

Hieman yleistäen voi sanoa, että yrityksen sähköiset viestintävälineet (sähköposti, paikka tiedostoille, Teams ym.) ovat tässä palvelussa se, mistä lähdetään liikenteeseen. Hinnassa puhutaan luokasta alle 5€/kk/käyttäjä. Näitä viestintävälineitä saa siis tällä hinnalla käyttää millä laitteella tahansa ja hinta sisältää lähes rajattoman määrän tallennuskapasiteettiä.

Komponentti 2:

Seuraava hinnoitteluun vaikuttava komponentti on tietokoneelle asennettavat ohjelmistot. Jos työntekijä tarvitsee käyttöönsä Officen työpöytäversiot (Word, Excel, Powerpoint ja Outlook) tämän hintavaikutus on luokkaa 7€/kk/käyttäjä.

Komponentti 3:

Kolmantena hintaan vaikuttavana tekijänä on tietoturva. Nykyisin esim. erilaisia kalasteluviestejä ja hyökkäyksiä tapahtuu valtava määrä juuri PK yrityksiin. Microsoft on tehnyt valtavia investointeja tietoturvapalveluihin ja kehittänyt teknologiaa, jolla hyökkäykset voidaan estää. Kollegani joskus totesi osuvasti: ”Kuten vesi virtaa pienimpään potentiaaliin, verkkorikollinen murtautuu heikoimpaan kohteeseen”. Tietoturvapalveluiden mukaan tuominen maksaa noin 7€/kk/käyttäjä.

Komponentti 4:

Neljäntenä ja usein erittäin heikosti ymmärrettynä kokonaisuutena on ns. hybridikäyttöoikeudet. Nämä tarkoittavat käytännössä sitä, että yritys saa käyttää Microsoftin teknologiaa myös omassa, tai kumppaninsa konesalissa. Näiden käyttöoikeuksien mukaan tuominen lisää kustannusta keskimääräisesti 7€/kk. Todettakoon että harmillisen usein tämä neljäs komponentti on sopimuksissa mukana ”varmuuden vuoksi”, ilman todellista käyttöä. – Asiakkaat maksavat tyhjästä.

Microsoft on rakentanut tuoteperheensä pääsääntöisesti yhdistelemällä näitä neljää komponenttia. Eli jos tarvitset työntekijöillesi tässä esitellyt komponentit 1 ja 2, niiden hinta ei automaattisesti ole n.5€ + n.7€ = n.12,00€. Microsoftilta löytyy yksi rivi (Microsoft 365 Business Standard), joka sisältää nuo molemmat komponentit hintaan 9,70€/kk.

Tästä päästäänkin seuraavaan aiheeseen, eli roolittamiseen. Komponentin 4 kohdalla kerroin, että hybridikäyttöoikeudet ovat usein ymmärretty heikosti ja niistä maksetaan usein turhaan. Lisenssikustannusten optimointi ja käyttöoikeuksien roolittaminen työntekijän profiilin mukaan on osa-alue, joka on suunniteltu kunnolla hyvin harvoin. Tämä on johtanut siihen että suomalaiset yritykset ja organisaatiot maksavat Microsoftille käyttöoikeuksistaan jatkuvasti liikaa.