IT palveluiden kehitys on ollut nopeaa. Käytännössä koko toimiala on ollut olemassa vasta n. 40 vuotta, eikä toimialalla ole vielä täysin vakiintuneita käytäntöjä. Standardien puuttuminen vaikeuttaa palveluntarjoajien vertaamista ja palveluiden kilpailuttamista. Tässä kirjoituksessa käymme läpi millaiset it palvelut yrityksille kannattaa valita ja millaisiin asioihin kiinnittää huomiota.
Logistiikkafirmassa autojen huolto-tiimi ei aja autoilla kilometriäkään, eikä hiihtomaajoukkueen huolto hiihdä metriäkään kisassa, mutta jos huolto epäonnistuu, ei kuljeutusautolla aja kukaan metriäkään, eikä hiihtokilpailuissa ole edellytyksiä menestyksiä. Tukitoiminta vaikuttaa suoraan koko organisaation suorituskykyyn.
Esimerkki avaa mitä it palvelut yrityksille ja yritysten liiketoiminnalle ovat. Myös it-palvelut ovat huoltoa, joka mahdollistaa liiketoiminnallisen onnistumisen sen todellisella toiminta-alueella.
Oletko törmännyt tilanteeseen, jossa yksinkertaisen asian perään joutuu kysymään monta kertaa, eikä asia tunnu etenevän mihinkään. Usein ongelma saattaa olla esimerkiksi palveluntarjoajan sisäisissä työvälineissä. IT palveluntarjoajan käytössä tulee olla ammattimainen toiminnanohjausjärjestelmä ja sitä tulee hallinoida henkilön, joka ymmärtää tukipalvelun prosessien kulun. Tässä asioita joita palveluntarjoajalta on helppoa edellyttää:
Ns. poikkeusajat ovat tulleet jäädäkseen. Liiketoiminnassa on pakko kyetä reagoimaan muuttuvaan tilanteeseen nopeasti, pitkä määräaikainen sopimus, joka ei jousta muutostilanteissa ei ole nykyaikaa.
Palveluntarjoajille usein edullisin vaihtoehto olisi jatkaa vanhentuneiden ns. legacy palveluiden tuottamista edelleen ikuisuuksiin saakka, sillä palveluiden kehittäminen edelleen luo kehityskustannuksia ja vanhemmat palvelut vaativat selvästi enemmän käsityötä, kuin uudemmat palvelut. Käsityö taas tarkoittaa ylläpitomaksuja ja asiantuntijalaskutusta. Reilua kuitenkin olisi kertoa asiakkaille reilusti ympäristön modernisoinnin vaikutuksista, vaikka se samalla tarkoittaa että omia, aikanaan hyvinkin kannattavia palveluita joudutaan hiljalleen ajamaan alas.
Jaan reiluuden vaikutukset vielä kolmeen alaotsikkoon:
Palvelupyyntöjen tai tukipyyntöjen normaali määrä vuonna 2024 on vain 6%.
Erilaisista ylläpitokustannuksista syntyy usein merkittävä summa. Jokainen palvelin, jota yritys käyttää tarvitsee oman ylläpitopalvelun, jossa asiantuntija tarkastaa että kyseisen palvelimen varmuuskopiointi, päivitykset ym. asiat ovat palvelimella kunnossa. Samoja tehtäviä, joita palvelimet ennen hoitivat (kirjautuminen, tiedostot, tulostaminen, ym.) voidaan nykyisin hoitaa Saas-palveluiden avulla. Tällöin erilaisista manuaalisesti tehtävistä ylläpitokustannuksista pystytään säästämään merkittävästi, samalla kyetään usein nostamaan automaation tasoa, joka luo myös tehokkuusvaikutusta.
Kuluuko teillä it-palveluihin käytetty aika rutiineihin, kuten laitteiden vaihtoon, lisenssien päivittämiseen, sopimusten uusimiseen ym. vai pystytäänkö teillä aika käyttämään tekemisen tehostamiseen, tai kokonaan johonkin muuhun kuin it-asioihin?
Asiakkaat ovat käytännössä aina ostaneet ohjelmistojen käyttöoikeuksia erilaisissa tuotepaketeissa (bundle). Näistä tyypillisin on luultavasti Microsoft 365 -paketti. Jälleenmyyjälle on usein ollut hyvää liiketoimintaa pyrkiä myymään asiakkaille lisää erilaisia palveluita, näin asiakas on päättynyt tilanteeseen, jossa erilaisista käyttöoikeuksista maksetaan itseasiassa turhaan. Samalla asiakas ajautuu tilanteeseen, jossa eri teknologiat eivät keskenään edes toimi yhteen parhaalla mahdollisella tavalla. Asiakkaalle tilanne on epäreilu.
It palvelut yrityksille on syytä valita huolella! Me Jalo IT:llä pyrimme olemaan paras mahdollinen kumppani erityisesti pk-sektorin toimijoille. Ota yhteyttä, niin katsotaan soveltuisiko palvelumme myös teille!
Perustamassa yritystä? Lue kirjoituksemme uuden yrityksen it-asioista tästä.
Kirjoittaja:
Toimitusjohtaja
Ville on kokenut tietotyön tehostaja ja Microsoft-tuottavuustyökalujen osaaja.
