Kuinka tehdään Skypestä Teamsiin siirtyminen (Skype EOL)

Tässä artikkelissa käsitellään lyhyesti kuinka organisaation siirtymä Skypestä Teamsiin tehdään. Aihe on tärkeä, sillä useat organisaatiot käyttävät edelleen Skypeä päivittäisessä työskentelyssään. Skype for business on poistuva tuote, eikä palveluun voi kirjautua enää heinäkuussa 2021. Jos organisaatiossanne käytetään edelleen Skypeä, siirtymä tulee suunnitella viimeistään nyt.

Hyvät uutiset ensin, teknisesti siirtymä on erittäin yksinkertainen. – Siis jopa niin yksinkertainen, että tästä aiheesta ei informaatiota, oppaita tai kirjoituksia meinaa löytyä ollenkaan. Microsoft 365 (tai Office 365) ympäristössä on näiden ominaisuuksien osalta valittavissa vain viisi erilaista asetusta:

• Vain Skype käytössä
• Skype & Teams molemmat käytössä, toisistaan täysin erillisinä ohjelmistoina
• Skypen pikaviestintä ja palaveraus + Teamsin yhteistyötilat
• Skypen pikaviestintä + Teamsin palaverit ja yhteistyötilat
• Vain Teams käytössä

Jos ympäristössäsi ei ole omille palvelimille rakennettuja Skype-toiminnallisuuksia, teknisestä näkökulmasta siirtymä lyhyesti on että tätä kohtaa asetusta muutetaan ja automaatio hoitaa loput. Vaikka organisaationne vetäisisi kylmiltään asetuksen ”vain Teams käytössä” -päälle, Skype kokoukset toimisivat edelleen. Käyttäjän näkökulmasta muutos olisi, että Skype ei enää käynnisty automaattisesti käyttäjälle. Samoin Skype-linkkien liittäminen kokouskutsuihin ei enää onnistu, samalla tavalla tehtyyn etäpalaveri-kutsuun ilmestyykin nyt Teams linkki. Ne Skype-kutsut, mitä lähetettiin aikaisemmin toimivat kuitenkin edelleen. Mikäli teidän Skypeen ei ole rakennettu asiakaskohtaista tekniikkaa, kuten puhelinvaihdetta, tekniseen puoleen ei siis budjettia tarvitse varata.

Sitten se vaikeampi pala: Työvälineenä Teams on hyvin erilainen kun Skype. Hieman yleistäen voi sanoa että jos Skype on muuttanut vain meidän palaverikäytäntöjä ja pikaviestittelyä organisaation sisällä, vastaavasti Teamsin työvälineillä muutetaan nyt loppua koko organisaation tietotyöskentelystä. Siis ihan kaikkea. Se tapa, jolla teidän organisaatiossa tehdään työtä muuttuu tämän työvälineen käyttämisen myötä. Kaikista yleisin ongelma hallitsemattomassa käyttöönotossa on, että ”tiimejä” syntyy organisaationne sisälle nopeasti täysin sietämätön määrä, kun jokainen alkaa harjoittelemaan uuden työvälineen käyttöä. Kun pelisäännöt eivät ole selvillä tiedot pirstaloituvat moneen paikkaan ja oleellisen tiedon löytyminen on hyvin hankalaa. Onnistuneeseen jalkauttamiseen hyvä budjetäärinen arvio voisi olla luokkaa 40-50€/loppukäyttäjä.

Otsikkotasolla Teamsin onnistunut jalkauttaminen näyttää PK-yrityksessä esimerkiksi tältä:

1. Avainhenkilöiden koulutus: Työvälineeseen tutustuminen
2. Avainhenkilöiden työpaja: Toimintatapojen sopiminen
3. Henkilöstön koulutus: Uusi työväline ja sovittujen toimintatapojen läpikäynti
4. Viestintä, Skypen poistaminen käytöstä ja toimintatapojen muutoksen seuraaminen

Suurempien organisaatioiden, tai konsernien Teams -jalkauttamisen osalta tilanne on pääosin sama kuin pienemmissä organisaatoissa: Vähän tekniikkaa, paljon johtamista. Skype voidaan, ja kannattaa poistaa käytöstä yksi yksikkö kerrallaan. Tässä ”luuranko”, jonka ympärille olen suurempien organisaatioiden jalkautukset suunnitellut.

Konsernitason suunnittelu

1. Avainhenkilöiden koulutus: Perehdytys pilviteknologiaan, Teamsiin ja hankkeen käynnistäminen
2. Valikoitujen henkilöiden mahdolliset syvennetyn osaamisen koulutukset
3. Avainhenkilöiden työpaja: Työvälineisiin tutustuminen ja konsernitason hyödyntämis-suunnitelma
4. Tietoturva ja tietosuoja -asioiden läpikäynti. Ohjeiden ja konsernin pelisääntöjen tekeminen
5. Konsernin koulutus- ja lanseeraussuunnitelman tekeminen
6. Yksikkökohtainen jalkauttaminen (kuvattu erikseen alla)
7. Skypen poistaminen käytöstä konsernitasolla
8. Tavoitteiden seuraaminen

Yksikkökohtainen jalkauttaminen:

1. Yksikön pääkäyttäjien ja avainhenkilöiden koulutus
2. Yksikön avainhenkilöiden työpaja: Yksikkökohtaisten toimintatapojen sopiminen
3. Yksikön käyttötuen koulutus: Teams-ongelmien ratkaisu, dokumentointi ja käytäntöihin perehdyttäminen
4. ”Muutoksen valonkantajien” ja yksikön avainhenkilöiden koulutukset
5. Yksikkökohtainen lanseeraus ja viestintä:
   1. Konsernin yleisperehdytys, ohjeistus ja mahdollinen itseopiskelumateriaali yksikön loppukäyttäjille
   2. Perehdytys yksikön omiin toimintatapoihin
6. Skype poistetaan käytöstä ko. yksikön osalta

Ja vielä viimeinen sananen toimintatapojen muutoksen seuraamisesta. Microsoftin ympäristö tarjoaa hyvät työvälineet muutosten konkreettiseen seuraamiseen. Yleisesti Teams-hankkeissa käytettyjä mittareita ovat mm. pidettyjen etäpalavereiden määrän seuraaminen, sisäisesti lähetetyn sähköpostin määrän seuraaminen ja yhdessä sovittujen tiedostojen tallennuspaikkojen käyttö. Tässä kontekstissa hieman harvinaisempia mittareita ovat mm. lyhytaikaisten sairaslomien määrän seuraaminen tai työntekijöiden tyytyväisyys työnantajaa kohtaan. Koska tekeminen on pitkälle HR-vetoista, HR:n omat tavoitteet kannattaa tällaiseen hankkeeseen yhdistää.

Jos haluat keskustella aiheesta lisää, jätä yhteystietosi sivustomme oikean alalaidan yhteydenottolomakkeen kautta.

Kirjoittaja: