Jalkautukset
Teams -jalkautuspalvelut
Työvälineenä Teams on hyvin erilaista kuin työskentely esimerkiksi oman palvelimen kautta.
Hieman yleistäen voi sanoa että jos koronakriisi on muuttanut meidän palaverikäytäntöjä, voisi Teamsin työvälineen hallittu jalkauttaminen muuttaa nyt loputkin organisaation tietotyöskentelystä.
Tapa, jolla organisaatiossa tehdään työtä muuttuu. Alkaen siitä mihin tallennetaan yrityksenne käytettävät tiedostot ja miten esimerkiksi organisaationne sidosryhmät pääsevät ko. dokumentteihin kiinni.
Jalkauttaminen otsikkotasolla
1) Avainhenkilöiden kouluttaminen ja työvälineeseen tutustuminen
2) Avainhenkilöiden työpaja, uusien työtapojen sopiminen
3) Henkilöstön koulutukset
4) Viestintä, muutoksen seuraaminen ja tukeminen
Suuremmat organisaatiot
Suurempien organisaatioiden, tai konsernien jalkauttamisessa tulee huomioida lisäksi konsernitaso, sekä eri yksiköiden erilaiset toimintatavat. Usein konsernitason ohjeistuksen halutaan ohjaavan tietotyöskentelyä mahdollisimman yhdenmukaisesti samaan suuntaan. Yksikkökohtaisesti on kuitenkin usein tehtävä vielä yksikkökohtaista lisäsuunnittelua, jotta kaikki työtehtävät voidaan tehdä konsernin ohjeistuksen mukaisesti.
Konsernitason suunnittelu:
1) Avainhenkilöiden kouluttaminen ja työvälineeseen tutustuminen
2) Avainhenkilöiden työpaja, uusien työtapojen sopiminen ja tavoitteiden asettaminen
3) Muut ohjeistukset, tietoturva, tietosuoja ja muutoshallinta
4) Konsernin tiedotus ja koulutus-suunnitelma
5) Tavoitteiden seuranta jalkautuksen aikana
Yksikkötason suunnittelu:
1) Yksiköiden avainhenkilöiden kouluttaminen
2) Yksiköiden avainhenkilöiden työpajat
3) Yksikön käyttötuen koulutus (jos oma käyttötuki)
4) Muutoksen ”valonkantajien” syventävät koulutukset
5) Yksikkötason lanseeraus ja viestintä
Suuremmissa organisaatioissa tyypillisiä onnistumisen mittareita ovat olleet mm. lähetettyjen pikaviestien määrän seuraaminen, lähetettyjen sisäisten sähköpostiviestien määrä, käytetyn pilvitallennus kapasiteetin määrän seuraaminen tai erityisesti ennen korona-aikaa usein käytetty lyhytaikaisten sairaspoissaolojen vähentyminen.